Découvrez nos 10 conseils pour envoyer vos colis à l’international, ce qui n’est jamais chose facile, surtout lorsque vous vous lancez. Avec l’expédition depuis la Belgique, les problématiques majeures concernent la plupart du temps le mode d’expédition en Express, souvent très couteux. Si l’expédition par courrier paraît plus aisée, son suivi n’est finalement pas garanti. Autres contraintes à considérer : les normes et douanes appliquées à l’importation de produits étrangers dans chaque pays et les conditions transporteurs.
Ainsi, comment pouvez-vous être certain que vos commandes arriveront sans encombres, dans les délais impartis et au meilleur prix, dans les mains de votre client en Chine ou en Afrique du Sud ? Voici nos 10 conseils pour anticiper les mauvaises surprises.
1. L’emballage de vos colis
Premier aspect important à prendre en compte : l’emballage de vos colis. Une évidence nous direz-vous ? Pas forcément. Votre emballage de colis, surtout pour des envois à l’international, doit être solide. N’hésitez pas à envelopper vos produits dans du papier bulle ou des matériaux de calage type chips synthétiques, que vous pourrez aussi trouver en matériau bio (100% dégradable). Aussi, pensez à la fibre de bois, naturelle et écologique, testée et approuvée pour la protection de produits avec des volumes plus importants (jusqu’à 20 kilos environ). Mais attention cependant au matériel utilisé pour le rembourrage de vos colis et les produits que vous envoyez. Ils peuvent être interdits dans certains pays. Renforcez vos angles avec votre ruban adhésif et ne lésinez pas sur les ouvertures/fermetures. Les normes internationales imposent, en règle générale, que vos colis résistent à une chute d’1,50 mètres minimum de haut.
2. L’adressage
Le e-commerce est un marché de plus en plus compétitif, ce qui se traduit de manière évidente par des attentes clients de plus en plus élevées. Pour ces derniers, vous êtes l’unique responsable en cas de retard, de dégradation ou de perte d’un de leurs colis. Afin d’anticiper les potentialités malheureuses dues à la livraison, respectez bien les règles d’adressage. Mais pour minimiser au mieux les risques, pensez surtout à indiquez sur chacune de vos étiquettes d’envoi l’adresse email de vos clients ainsi que leurs numéros de téléphone (portable ou fixe). Faites en fonction des informations que vous avez à disposition. Ceci réduira considérablement les risques.
3. La livraison : en express ou standard ?
Les délais de livraison sont une information cruciale à communiquer de manière transparente avec vos clients finaux. Une livraison standard pour le Brésil peut, par exemple, prendre plus d’un mois selon les transporteurs choisis. Et il est très important d’indiquer ces délais lors du choix de la méthode de livraison. Pour cela, vérifiez scrupuleusement les conditions et délais d’envoi de vos transporteurs partenaires. Si vous offrez la livraison en express à vos clients, n’oubliez pas d’inclure et d’indiquer les frais appliqués à cette méthode, en plus des délais évidemment.
4. Produits autorisés vs produits interdits pour l’expédition à l’étranger
Chaque pays ainsi que chaque transporteur a des règles et des conditions d’envoi différentes. Vous trouverez ici un outil très pratique développé par UPS qui vous permet de vérifier en fonction de votre pays d’expédition et celui de destination l’ensemble des normes appliquées. Afin de vous donner un rapide aperçu des produits (généralement) interdits à l’international, voici une liste non-exhaustive :
– matières et objets explosifs (type aérosols, gazs comprimés, munitions, pétards, etc.)
– solides inflammables (type allumettes, charbon, etc.)
– liquides inflammables (type peintures à l’huile, parfums et après-rasage, vernis, dissolvant et gel à ongles, etc.)
– piles et batteries au lithium
– objets magnétisés
– stupéfiants
– animaux vivants et reptiles
5. Assurance colis
L’assurance est une nécessité à ne surtout pas négliger lorsque vous expédiez vos colis à l’international. Surtout si ceux-ci ont une valeur élevée et/ou sont des objets fragiles. Nous sommes donc dans l’obligation de vous conseiller un examen complet afin d’assurer correctement et à leur juste valeur vos colis contre la perte et/ou les dommages. Notez que les risques de perte augmentent considérablement lorsque vous envoyez vos colis en dehors du territoire national. En fonction du moyen de transport choisi et/ou imposé (maritime ou aérien), il vous sera possible de choisir des forfaits adaptables et par colis. Les tarifs sont évidemment à vérifier auprès de votre(vos) transporteur(s).
Sendcloud propose aussi une assurance en complément de celle comprise par votre transporteur. Celle-ci vous permet d’ajuster et de fixer le prix qui vous semble le plus adapté à la valeur de votre produit. Toutes les conditions de l’Assurance Sendcloud sont disponibles via ce lien.
6. Réglementations et normes douanières
Premièrement, il est très important de vérifier, pour chaque envoi à l’international, les normes douanières en vigueur dans le pays de réception du colis. Au niveau extra-européen (vers l’Outre-Mer ou les pays hors Union Européenne), l’autorisation douanière à l’import de vos colis sera obligatoire et respectée. Ainsi, n’oubliez pas de joindre la documentation nécessaire aux douanes lors de vos envois de colis, chaque pays ayant sa propre réglementation. Les douanes du pays décideront des éventuelles informations à récupérer auprès de votre client final en fonction de ce qui est déclaré (valeur, origine, etc.)
7. Quelles réglementation et documentation envoyer à l’international ?
Afin d’éviter l’ouverture de vos colis dès réception de ceux-ci par les douanes dans le pays destinataire, veuillez renseigner et fournir les documents suivants, le choix des formulaires se faisant en fonction de la nature de l’envoi et de sa valeur :
– Une déclaration de douane CN 22 (disponible ici) ou ‘étiquette verte’ pour les petits envois d’une valeur inférieure ou égale à 380 €. L’envoi pourra être ouvert d’office par les douanes.
– Une déclaration de douane CN 23 (disponible ici) qui pourra être jointe à l’extérieure du colis d’une manière solide, de préférence dans une enveloppe transparente adhésive. Si vous souhaitez la placer à l’intérieur, vous devrez alors indiquer à l’extérieur via une étiquette la présence de celle-ci. Elle est dédiée aux envois d’une valeur de 380 à 8 000 €. Pour les envois postaux au-delà d’une valeur de 8 000 €, la déclaration de douane CN 23 devra être accompagnée d’une déclaration de douane, établie et déposée par la Poste.
– Une facture commerciale (pour tout envoi commercial). Vous trouverez ci-après quelques exemples de documentation à remplir en cas d’export à l’international selon les différents transporteurs : exemplaire Fedex Express, exemplaire DHL, documentation UPS, etc.
– Une facture pro forma (pour les envois non commerciaux) et disponible ici.
Il est évidemment préférable d’apposer vos documents sur le colis, de manière visible, afin que les organismes en vigueur n’aient pas besoin de l’ouvrir pour vérifier les informations fournies.
8. Les Incoterms
Ou l’abréviation provenant de la contraction de l’expression anglaise International commercial terms, sont une sorte de « droits et devoirs » entre clients et commerçants réalisant des échanges internationaux et nationaux. Cette réglementation est appliquée et publiée par la Chambre de Commerce Internationale (ou ICC pour International Chamber of Commerce). Toutes les règles Incoterms pour l’ensemble des modes de transport sont disponibles via ce lien et organisées selon un répertoire par type de transport. Vous y trouverez même une intervention du président de la Commission Droit et Pratiques du commerce International (Christoph Martin Radtke) afin d’être incollable sur les formalités douanières. Bonne lecture et bon visionnage.
9. Des frais en plus pour moi ou mon client ?
Attention aux frais supplémentaires qui peuvent être imposés au moment de la réception du colis. À ce propos, il est important que vous notifiez votre client final des frais de douanes qui peuvent être potentiellement applicables lors de la récupération de celui-ci. Si jamais vos clients n’ont pas été tenu au courant de frais supplémentaires potentiels, vous pourriez bien vous retrouvez avec, premièrement un colis retourné et deuxièmement, les frais de douanes à payer. Renseignez-vous bien, jouez la carte de la transparence et normalement tout devrait bien se passer.
10.Pas totalement sûr de vous au moment de vos envois ?
N’hésitez pas à contacter votre transporteur dans ce cas-là ou bien même le service client/commercial Sendcloud. Les normes douanières et les régulations de chaque pays peuvent effectivement changer et les documents officiels ne sont pas forcément à jour immédiatement. Nous ferons toujours le nécessaire pour vous éviter les désagréments au niveau de vos expéditions de colis. Nous sommes aussi dans la mesure de traiter vos questions directement avec le transporteur, ainsi vous ne perdez pas de temps avec les problématiques logistiques. Nous vous répondrons dans un délais maximum de 2 jours ouvrés à partir de la réception de vos questions par nos services client en interne.
Bonne lecture à tous en espérant que cet article vous ait éclairé sur les bonnes pratiques de l’expédition de colis à l’international,
Et que ça ship !
